Group Therapy

Enable Group Therapy

• Navigate to General Settings -> Company Settings and toggle Enable Group Therapy under Other Options.
• The clients' section will then be renamed to Clients & Groups and you can now select Groups.

Create a New Group

• Select Groups in the Clients & Groups section on the left navbar.  Select the +Add Group button at the top right corner.
  • Note: Only admins and users with the "edit clients" role can add and edit groups
• On the new group page, you will need to provide the following information:
  • Group Name
    • Make the group name meaningful so that you can easily distinguish it from other groups
      • Group names must be unique
    • You will need to add 1 or more clients to the group.
    • You will need to add 1 or more therapists to the group.
      • Users with edit rates will be able to add the rate.
    • You will need to add 1 or more addresses to the group.

Navigate to the Group Calendar

• From the groups' page
  • select the Add button in the notes/time column, then choose the appropriate therapist who will lead the group visit.
• Under Clients & Groups Select Forms, Data, & Time on the left navbar and select the appropriate Group.

Schedule Group Visit

• From the Group Calendar page
  • You can create a new group visit the same way would create a client visit, by selecting visit but also selecting it's a group visit.
  • You can create a recurring group visit by clicking on the repeat checkbox and selecting the the days it will repeat and until when.
  • Just like a client visit, you can edit, cancel, and delete a Group Visit.
  • You can also specify a billing code per client since they most likely have different payers.

• 

Create a Group Progress Note from the Group Calendar

• Click on the visit and then the note tab.

Collect Group Clinical Data/ Create a Group Progress Note

Group Data Collection provides practitioners the ability to rapidly and accurately collect data that applies to all group members and to each individual client.

• Select the name of the client on the left navbar to access their assigned maladaptives, replacements & acquisitions, and additional client data.
• Select the Group nav item on the left navbar to collect comments of the entire visit. This comment will appear on everyone's individual note.
• The information that will be recorded on each client's progress note will be their individual data plus any information recorded to the group.
• Like the clinical data collection view for an individual client, the group data collection view will autosave and you have the option to manually save.

Edit Group Clinical Data/ Group Progress Note

From the Group Calendar:

• Click on the page icon on the bottom right of the Group Visit.

From the Client Calendar:

• Click on the page icon on the bottom right of the Group Visit.

From a participating client's ABA section:

• Click edit on the client's group progress note.

Billing Group Visit

• Billing for Group Visits follows the same flow as that of an individual client visit. On the billing summary and elsewhere, a group visit will have a group id appended to the visit id and the clients' column will also list the name of the group.
• Each client in the group visit will get a separate billing item.
• Marking the group visit completed for one client in the group visit will mark the visit complete for all clients in the group visit.

Payroll Summary

• Group visits will appear as a single line item per group visit since the therapists will be paid per group visit.
• Marking all items as payroll paid will mark all the individual client group visits as payroll paid.

Edit Therapist Rate for Group Visits

• You can edit therapist rates for group visits on the individual therapist's payroll rates tab.

Create / Edit Billing Code for Group Visits

• Use the Billing Codes view under Financial Settings.

Habilitar Terapia Grupal

• Desplácese a General Settings -> Company Settings and habilite Group Therapy debajo de Other Options.
• La sección de Clients será renombrada a Clients & Groups y así podrá seleccionar Groups.

Crear un Grupo

• Seleccione Groups en la sección de Clients & Groups en la secion del panel de navegación en la izquierda.  Seleccione el botón +Add Group en la esquina derecha.
  • Note: Únicamente Administradores y usuarios con acceso a editar clientes pueden agregar y editar grupos.
• En la página de New Group, deberá proveer la siguiente información:
  • Nombre del Grupo , Group Name.
    • Haga que el nombre del grupo sea significativo para que pueda distinguirlo fácilmente de otros grupos.
      • Los nombres de los grupos deben ser únicos,
    • Deberá agregar 1 o más clientes al grupo.
    • Deberá agregar 1 o más terapeutas al grupo.
      • Los usuarios podrán editar los rates.
    • Deberá agregar 1 o más direcciones al grupo.

Navegar al Calendario de los Grupos

• Desde la página de Grupos
  • Seleccione el botón agregar, Add, en la columna de notas / tiempo, luego elija el terapeuta apropiado que dirigirá la visita grupal.
• En la sección Clients & Groups seleccione Forms, Data, & Time en el panel de navegación izquierdo, y seleccione el grupo apropiado.

Agendar Visitas Grupales desde el Calendario

• Puede crear una nueva visita de grupo de la misma manera que crearía una visita de cliente, seleccionando la hora de inicio y finalización de la visita de grupo, Group Visist.
• Puede crear una visita grupal recurrente haciendo clic en el día y seleccionando el tiempo y el intervalo para la recurrencia, como habitual.
• De la misma manera que una visita con un cliente, puede editar, cancelar y eliminar una visita grupal.

Crear Nota de Progreso de Visita Grupal desde el calendario

• Haga clic en la visita y seleccione la pestaña de notas.

Agregar Data Clínica de un Grupo/ Crear un Nota de Progreso Grupal

La recopilación de datos grupales proporciona a los profesionales la capacidad de recopilar datos de forma rápida y precisa que se aplican a todos los miembros del grupo y a cada cliente individual.

• Selecciona el nombre del cliente de la barra izquierda de navegación para ingresar a las conductas de cada cliente, maladaptives, replacements, entre otros.
• Seleccione el Grupo de el item de la barra de navenación en la parte izquierda para colectar data que se registrará para todos los participantes del la visita grupal.
• La información que se registrará en la nota de progreso de cada cliente serán sus datos individuales más cualquier información registrada en el grupo.
• Al igual que la vista de recopilación de datos clínicos para un cliente individual, la vista de recopilación de datos de grupo se guardará automáticamente y tendrá la opción de guardar manualmente.

Editar Data Clínica Grupal/ Notas de Progreso Grupales

Desde el Calendario Grupal, Group Calendar:

• Seleccione en el icono de la página en la parte inferior derecha de la visita grupal.

Desde el Calendario del Cliente:

• Seleccione en el icono de la página en la parte inferior derecha de la visita grupal.

De la sección ABA de un cliente participante:

• Seleccione en editar en la nota de progreso del grupo del cliente.

Facturación de una Visita Grupal

• La facturación de las visitas grupales sigue el mismo flujo que la de una visita de cliente individual. En el resumen de facturación y en otros lugares, una visita grupal tendrá un ID de grupo adjunto al ID de visita y la columna de clientes también mostrará el nombre del grupo.
• Cada cliente en la visita grupal recibirá un elemento de facturación separado.
• Marcar la visita grupal completada para un cliente en la visita grupal marcará la visita completa para todos los clientes en la visita grupal.

Resumen de Nómina (Payroll)

• Las visitas grupales aparecerán como una sola línea por visita grupal, ya que a los terapeutas se les pagará por visita grupal.
• Marcar todos los artículos como nómina pagada marcará todas las visitas individuales del grupo de clientes como nómina pagada.

Editar la tarifa de pago de un terapeuta para Visitas Grupales

• Puede editar las tarifas del terapeuta para visitas grupales en la pestaña de tarifas de nómina del terapeuta individual, Payroll Rates.

Añadir/ Editar Códigos de Facturación para Visitas Grupales.

• Utilice la vista Códigos de facturación, billing codes, desde la seccione de Financial Settings.