Group Therapy

Enable Group Therapy

• Navigate to General Settings -> Company Settings and toggle Enable Group Therapy under Other Options.
• The clients' section will then be renamed to Clients & Groups and you can now select Groups.

Create a New Group

• Select Groups in the Clients & Groups section on the left navbar.  Select the +Add Group button at the top right corner.
  • Note: Only admins and users with the "edit clients" role can add and edit groups
• On the new group page, you will need to provide the following information:
  • Group Name
    • Make the group name meaningful so that you can easily distinguish it from other groups
      • Group names must be unique
    • You will need to add 1 or more clients to the group.
    • You will need to add 1 or more therapists to the group.
      • Users with edit rates will be able to add the rate.
    • You will need to add 1 or more addresses to the group.

Navigate to the Group Calendar

• From the groups' page
  • select the Add button in the notes/time column, then choose the appropriate therapist who will lead the group visit.
• Under Clients & Groups Select Forms, Data, & Time on the left navbar and select the appropriate Group.

Schedule Group Visit

• From the Group Calendar page
  • You can create a new group visit the same way would create a client visit, by selecting the start and end time for the Group Visit. 
  • You can create a recurring group visit by clicking on the day and selecting the time and interval for recurrence.
• Just like a client visit, you can edit, cancel, and delete a Group Visit.

Navigate to Group Clinical Data/ Create a Group Progress Note from the Group Calendar

• Click on the + sign on the bottom right of the Group Visit.
• Once data has been collected for a Group Visit click the page icon on the bottom right of the Group Visit to edit the group clinical data /progress note.

From a group participant's individual Calendar:

• Click on the + sign on the bottom right of the Group Visit.
• Once data has been collected for a Group Visit click the page icon on the bottom right of the Group Visit to edit the group clinical data /progress note.

Collect Group Clinical Data/ Create a Group Progress Note

Group Data Collection provides practitioners the ability to rapidly and accurately collect data that applies to all group members and to each individual client.

• Select the name of the client on the left navbar to access their assigned maladaptives, replacements & acquisitions, and additional client data.
• Select the Group nav item on the left navbar to collect data that will be recorded for all participants in the group visit.
• The information that will be recorded on each client's progress note will be their individual data plus any information recorded to the group.
• Like the clinical data collection view for an individual client, the group data collection view will autosave and you have the option to manually save.

Edit Group Clinical Data/ Group Progress Note

From the Group Calendar:

• Click on the page icon on the bottom right of the Group Visit.

From the Client Calendar:

• Click on the page icon on the bottom right of the Group Visit.

From a participating client's ABA section:

• Click edit on the client's group progress note.

Billing Group Visit

• Billing for Group Visits follows the same flow as that of an individual client visit. On the billing summary and elsewhere, a group visit will have a group id appended to the visit id and the clients' column will also list the name of the group.
• Each client in the group visit will get a separate billing item.
• Marking the group visit completed for one client in the group visit will mark the visit complete for all clients in the group visit.

Payroll Summary

• Group visits will appear as a single line item per group visit since the therapists will be paid per group visit.
• Marking all items as payroll paid will mark all the individual client group visits as payroll paid.

Edit Therapist Rate for Group Visits

• You can edit therapist rates for group visits on the individual therapist's payroll rates tab.

Create / Edit Billing Code for Group Visits

• Use the Billing Codes view under Financial Settings.

FAQ

Is the group available for mobile?

• Not yet. Once we develop a tablet version of the mobile app, we will include group therapy.

Habilitar Terapia Grupal

• Desplácese a General Settings -> Company Settings and habilite Group Therapy debajo de Other Options.
• La sección de Clients será renombrada a Clients & Groups y así podrá seleccionar Groups.

Crear un Grupo

• Seleccione Groups en la sección de Clients & Groups en la secion del panel de navegación en la izquierda.  Seleccione el botón +Add Group en la esquina derecha.
  • Note: Únicamente Administradores y usuarios con acceso a editar clientes pueden agregar y editar grupos.
• En la página de New Group, deberá proveer la siguiente información:
  • Nombre del Grupo , Group Name.
    • Haga que el nombre del grupo sea significativo para que pueda distinguirlo fácilmente de otros grupos.
      • Los nombres de los grupos deben ser únicos,
    • Deberá agregar 1 o más clientes al grupo.
    • Deberá agregar 1 o más terapeutas al grupo.
      • Los usuarios podrán editar los rates.
    • Deberá agregar 1 o más direcciones al grupo.

Navegar al Calendario de los Grupos

• Desde la página de Grupos
  • Seleccione el botón agregar, Add, en la columna de notas / tiempo, luego elija el terapeuta apropiado que dirigirá la visita grupal.
• En la sección Clients & Groups seleccione Forms, Data, & Time en el panel de navegación izquierdo, y seleccione el grupo apropiado.

Agendar Visitas Grupales desde el Calendario

• Puede crear una nueva visita de grupo de la misma manera que crearía una visita de cliente, seleccionando la hora de inicio y finalización de la visita de grupo, Group Visist.
• Puede crear una visita grupal recurrente haciendo clic en el día y seleccionando el tiempo y el intervalo para la recurrencia, como habitual.
• De la misma manera que una visita con un cliente, puede editar, cancelar y eliminar una visita grupal.

Crear Nota de Progreso de Visita Grupal desde el Calendario Grupal/ Data Clinica

• Seleccione el botón + en la esquina inferior derecha de la visita grupal.
• Una vez la data ha sido colectada para la visita grupal, seleccione el icono de documento en la esquina izquierda inferior para editar la data colectada.

Desde el calendario individual de un participante del grupo:

• Seleccione el icono de + en la esquina inferior derecha de la visita grupal.
• Una vez que se hayan recopilado la data para una visita grupal, haga clic en el icono de página en la parte inferior derecha de la visita grupal para editar los datos clínicos grupales / nota de progreso.

Agregar Data Clínica de un Grupo/ Crear un Nota de Progreso Grupal

La recopilación de datos grupales proporciona a los profesionales la capacidad de recopilar datos de forma rápida y precisa que se aplican a todos los miembros del grupo y a cada cliente individual.

• Selecciona el nombre del cliente de la barra izquierda de navegación para ingresar a las conductas de cada cliente, maladaptives, replacements, entre otros.
• Seleccione el Grupo de el item de la barra de navenación en la parte izquierda para colectar data que se registrará para todos los participantes del la visita grupal.
• La información que se registrará en la nota de progreso de cada cliente serán sus datos individuales más cualquier información registrada en el grupo.
• Al igual que la vista de recopilación de datos clínicos para un cliente individual, la vista de recopilación de datos de grupo se guardará automáticamente y tendrá la opción de guardar manualmente.

Editar Data Clínica Grupal/ Notas de Progreso Grupales

Desde el Calendario Grupal, Group Calendar:

• Seleccione en el icono de la página en la parte inferior derecha de la visita grupal.

Desde el Calendario del Cliente:

• Seleccione en el icono de la página en la parte inferior derecha de la visita grupal.

De la sección ABA de un cliente participante:

• Seleccione en editar en la nota de progreso del grupo del cliente.

Facturación de una Visita Grupal

• La facturación de las visitas grupales sigue el mismo flujo que la de una visita de cliente individual. En el resumen de facturación y en otros lugares, una visita grupal tendrá un ID de grupo adjunto al ID de visita y la columna de clientes también mostrará el nombre del grupo.
• Cada cliente en la visita grupal recibirá un elemento de facturación separado.
• Marcar la visita grupal completada para un cliente en la visita grupal marcará la visita completa para todos los clientes en la visita grupal.

Resumen de Nómina (Payroll)

• Las visitas grupales aparecerán como una sola línea por visita grupal, ya que a los terapeutas se les pagará por visita grupal.
• Marcar todos los artículos como nómina pagada marcará todas las visitas individuales del grupo de clientes como nómina pagada.

Editar la tarifa de pago de un terapeuta para Visitas Grupales

• Puede editar las tarifas del terapeuta para visitas grupales en la pestaña de tarifas de nómina del terapeuta individual, Payroll Rates.

Añadir/ Editar Códigos de Facturación para Visitas Grupales.

• Utilice la vista Códigos de facturación, billing codes, desde la seccione de Financial Settings.

FAQ

¿El grupo está disponible para la aplicación móvil?

• Todavía no. Una vez que desarrollemos una versión para tabletas de la aplicación móvil, incluiremos la terapia de grupal.