Checks performed on the calendar page for every time entered / Revisión realizada en el calendario a las horas ingresadas

When a Therapist or a User logs into their account and selects a specific client from the clients' page, they will see an option to ADD TIME & NOTES.

This will prompt the user to select a Therapist.

After a Therapist is selected, you will see the calendar view of the current month.

Here, the therapist will have the ability to view and add their hours.

Behaviorsoft will perform some checks before you can successfully enter the Time log.

Daily Hourly Limit per Client– Time can be entered multiple times for one day as long as the time does not exceed the maximum hours set per client. If this is not met, an error prompt will display.
Daily Hourly Limit per Therapist – The time log should also not exceed the maximum number of hours that are set for a therapist, per day. Below, is what the error prompt will look like if this is not met.
Weekly Hourly Limit per Therapist – The system would also check that a therapist would not exceed the maximum number of hours per week. This feature alerts therapists if there are errors in time In/Out.
The software will also alert the therapist if any hours overlap with another therapist's hours, for the same client. This feature alerts therapists if there are errors.
The software will also alert the therapist of an error if they attempt to log the same hours on the same day for two different clients. This feature alerts therapist if there are errors in time In/Out.

The limits above can be set up by the superuser, at the time log rules screen.

Restrictions – An Admin or Superuser can set restrictions for each client. No therapists are permitted to meet with said client during the hours of that restriction.

For example, the client has a music therapy restriction from 8:00 AM to 10:30 AM on Tuesdays, therefore the software will not allow any logged time between 8:00 AM to 10:30 AM every Tuesday.

An Admin or Superuser can also enforce weekly BCBA/BCaBA/Analyst hours at the client level.
An Admin or Superuser can also enforce weekly RBT/Assistant Hours at the client level. If an RBT/ Assistant enters the number of hours that is more than the weekly limit, they will get this error prompt.
Authorization – An Admin or Superuser can create authorizations for a specific date range, where they can set the units per billing code. 1 unit is 0.25 hours. Below is an example of the prompt you get if you exceed the units.

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Revisión realizada en el calendario a las horas ingresadas

Cuando un usuario está en el perfil de un cliente, puede ver el botón para añadir tiempo y notas ( ADD TIME & NOTES) en el calendario de ese cliente.

Esto hará que el administrador deba elegir un proveedor.

Una vez en la pantalla del calendario, el proveedor tiene la habilidad de ver y añadir horas.

Behaviorsoft hará algunas verificaciones para poder permitir que las horas se ingresen.

Límite de horas diarias por cliente (Daily Hourly Limit per Client) – Se puede ingresar tiempo multiples veces al día siempre y cuando la suma de esas horas no sobrepase el límite de horas diaras por cliente. Si el tiempo sobrepasa el límite, se mostrará una ventana de error.
Límite de horas diarias por terapueta (Daily Hourly Limit per Therapist) – El sistema no permitirá que se excedan el límite de horas diarias por terapeuta. Si se intenta agendar, se mostrará una ventana de error.
Límite de horas semanales por terapeuta (Weekly Hourly Limit per Therapist) – Pone un límite de horas por semana para cada terapeuta. En caso de que se desee agendar más tiempo, aparecerá la ventana de error.
El sistema también verifica si hay algún traslape con las horas de otro terapeuta para el mismo cliente.
El software tampoco permitirá que un terapeuta agende horas durante el mismo periodo de tiempo en el mismo día para dos clientes distintos.

Los límites son personalizados por el administrator o superusuarios en Configuración> Reglas de registro de horas (Settings>Time Log Rules.)

Restricciones – Un administrador o superusuario puede configurar restricciones para cada cliente. No se permite agendar horas durante el tiempo de las restricciones.

Por ejemplo, digamos que un cliente recibe clases de música de 8:00 AM a 10:30 AM los martes. Una vez programada la restricción, el sistema no permitirá que se registren horas entre las 8:00AM y 10:30 AM los martes.

Un administrador o superusuario también puede aplicar límites de horas semanales para BCBA/BCaBA/Analyst a nivel de cliente.
Un administrador o superusuario también puede aplicar límites de horas semanales para RBT/asistente a nivel de cliente.
Autorizaciones – Un administrador o un superusuario puede configurar autorizaciones por un rango de tiempo específico donde pueden configurar la cantidad de unidades aprobadas para cada código de facturación. 1 unidad es 0.25 horas (15 minutos). Debajo, hay un ejemplo del error que aparece si se trata de agendar excediendo las unidades disponibles.